專案管理資訊系統 PMIS

Project Management Information System

雲端協同作業,資訊即時掌握


專案管理資訊系統 (Project Management Information System,簡稱PMIS),將管理者、執行者與外部成員集中同一平台,共享即時資訊以落實高效溝通之效益,並確保專案團隊分工協作,共同實現專案目標。

PMIS系統 功能



PMIS系統 應用


公共工程與營建工程專案:整合時程與財務管理


在所有類型的專案中,工程專案可說是對專案管理應用最成熟的領域,但發現最普遍的工具仍是排程軟體加上試算表。相較於其他類型的專案,工程專案的工期較長,而所需要的資金也遠高於一般專案,因此現金流(Cash Flow)管理就很重要了。以統包專案為例,現金收入(Cash-in)主要來自跟業主請款,而現金支出(Cash-out)主要為支付下包廠商的請款,以上二者都跟工程進度有密切的關係,但單純依賴排程軟體與試算表,並無法即時掌握進度,也需要大量的資料處理才能計算金流預測。對動輒數億預算的工程專案而言,一個百分點的落差,就可能影響數百萬元的財務規劃,而我們在導入PMIS時,著重在即時的進度管理、並整合估驗請款之規劃與執行,以提供管理者最即時之財務資訊。

工程專案的另一個特性,是圖文的數量非常龐大。不像研發或軟體專案,其文件數量可能為數十至數百份,工程專案的圖文數量則可能高達數千甚至上萬份,再考慮進版歷程,則數量更為龐大,而儲存位置又分為設計部門與工地現場,因此無論是在檔案管理、版本管理、資料檢索與搜尋,都是管理者的一大挑戰。

我們協助導入的個案包含預算數千萬到上百億的工程案,圖文數量也有數萬份,透過將專案管理e化,已大幅提高管理品質與決策的效率。


研發專案:考量資源規劃與資訊安全


研發專案的時程延誤,除了技術問題需要突破之外,往往問題的源頭是一開始的規劃就沒有考量資源的可用性,導致基準時程僅是理想狀況下的排程結果,而在執行時才發現人力無法到位、設備無法取得,在這樣左支右绌的情況下,時程自然是一延再延了。我們在協助客戶建立研發管理流程時,經常協助客戶建立資源規劃模式,雖然這牽涉到經驗法則,但隨著資料的累積做持續的修正,可使資源需求的資訊越趨透明與正確,由於PMIS背後的資料庫會包含所有專案的資源規劃,所以排程時亦將資源的規劃與實際使用情形納入,使所排時程更為合理。

對於研發過程的產出管理,則攸關商業機密與企業競爭力,在追求達成專案目標的同時,萬一心血結晶外流,甚至面臨訴訟與求償,豈不白費工夫?孟華在整體的解決方案設計中,包含了多層次的權限管控,從組織、專案、工作、文件、甚至欄位,皆可層層把關,並可搭配資安政策,來做有效的安全管控。


系統整合:運用敏捷管理、重視品質管理


軟體開發專案的不確定性非常高,所以敏捷(Agile)開發的精神與方法更為適用。故從計畫的角度,未必能預先進行很詳盡的規劃,但在執行面,需能夠具彈性來調整。雖然敏捷開發的概念,是根據階段性的產出,來決定下一階段的工作內容,但實務運作上,多數業主尚無法完全接受這樣作業方式,所以我們採取了折衷與混合的做法:在一開始規劃時,仍需充分界定需求與範疇,但從時程管理的角度,則著重在里程碑(Milestone)的管理,例如本月份完成A子系統、下月份完成B子系統、三個月後進行系統整合等等,而細部之工作項目主要只規劃未來二到四週的內容與排程;為了確保里程碑的達成,品質管理相當重要,我們結合了軟體測試的方法論,並透過PMIS把里程碑、時程、品質等進行整合管理。

通常一個軟體專案需要許多不同的工具,例如架構管理(Configuration Management)、軟體塑模(Modeling)、開發IDE、測試工具、工時管理等,但大部分軟體工程使用的工具,是以軟體工程師的需求為主,而許多軟體專案的利害關係人,例如軟體使用者與高階管理者,則未必是軟體專業人士。我們在實際導入經驗中,經常把軟體工程流程整合至PMIS,使PMIS成為所有利害關係人的共同管理工具。


PMIS系統 常見問題


我的公司適合導入專案管理資訊系統(PMIS)嗎?
其實現在各行各業都有不同的專案,所以他們需要專案管理的方法,也需要專案管理系統的工具。我們的客戶涵蓋中小企業與大型企業,組織成員從十人以內至上千人,產業包羅萬象。

孟華經常與客戶分享這樣的觀念:無論有無PMIS,執行專案所需的能力(人力、技術、財務等)仍為基本要求,而外在因素(風險、異常狀況等)所造成的影響也依然存在,PMIS最主要是一個協助管理已知與未知的工具。
市面上Excel或免費專案管理軟體,還需要付費的PMIS嗎?
只要能達成專案目標,任何工具都是合適的。

有些公司也許沒有專案管理系統的導入依舊很賺錢,但當某天公司業務量越來越多時,就容易造成人為上的疏漏,現有免費系統功能無法滿足,所以開始評估系統導入。他們過去的方法有太多的人治,或是土法煉鋼,那時候導入系統就會比較辛苦一點。
PMIS可以幫我解決什麼問題?可以縮短專案工期嗎?
孟華常常跟客戶說,不會因為有了系統,所有專案就會成功,世界上沒有這麼神奇的系統。

專案管理系統本身的價值,不在於解決技術問題,亦不在於透過系統的導入讓工期能夠自然而然地變短。PMIS的價值是把資訊透明化,讓無形的進度可視化,讓我們先知先覺,以便提供即時的決策依據。