群策能源科技

優化流程 ,縮短作業時間,提升工作效率並降低執行成本


案例公司是一間2016年才成立的新公司,致力於提供高品質的太陽能發電系統產品與服務,並結合業界優秀人才致力於太陽能產業發展。由於案例公司的主管已在太陽能產業深耕多年的時間,對太陽能產業皆已有相當程度的了解,也深知一套專案管理系統在公司未來管理上所佔的重要性以及所能帶來的效益相當之大,因此決定在公司成立初期便要投入時間導入系統將制度建立起來。

導入ezteamwork的原因


多數太陽能工程實際施工時間其實不長,多半時間都花在於與不同單位(台電/能源局/地方政府/技師公會等)的文件溝通來回,所以每個案場的前幾個月多是在做文件審查。專案量一多,同時間內每個單位都有文件需要處理,所以文件的處理進度會直接影響到專案的執行進度,但因是新創公司,內部目前僅有定義各部門作業SOP流程,缺乏完整的專案管理制度及跨部門的溝通平台,造成進度上僅能透過人工逐一追蹤,主管無法有效即時的管控各專案執行進度;而案例公司每週也必需整理各案場執行進度回報給投資商,這時也只能人工彙整各專案進度,但人工彙整的代價就是耗費人力工時,進而增加公司營運成本。

此外,案例公司多數專案目前僅進行到工程階段,進入維運階段的專案量並不多,所以維運部分也尚未規畫出一套標準管理方式,現階段僅透過人員自行整理各案場資訊,維運派工和巡檢的部分也都是靠人工來追蹤管理,導致各案場的維運狀況都僅有相關負責人知曉,經驗難以傳承。

從與案例公司的訪談中可以得知,原本的管理方式以文件為導向,透過文件的處理進度來了解專案執行狀況,但此方式無法快速掌控專案進度,同時也有可能會有文件遭遺漏而延遲處理的風險,所以藉著導入專案管理系統的同時,重新檢視內部作業流程,與各部門主管一起制定出完整的專案作業流程(WBS),並以此WBS作為標準管理制度的架構,並將所有專案過程中需產出的文件與WBS做整合,建立從工作的執行狀況來了解並追蹤相關的文件的處理進度的觀念。

維運專案則是透過系統將各案場資訊彙整集中管理,將預定執行的維運作業輸入系統,利用系統自動提醒的功能定期的通知相關維運人員,並於派工後請負責人員將維修記錄及相關文件記錄於系統上讓同仁可日後查詢。

導入效益


原本須透過人工逐一追蹤的作業流程,在經過系統的協助將訊息資訊化後,各負責人僅需將進度回報至系統,主管便能透過系統自動彙整的報表快速且即時的了解各專案執行概況,同時,導入過程中也將內部各部門的作業流程及產出文件重新整合,讓專案成員能更清楚專案的執行狀況,並可透過系統確認各個文件的完成進度,進而節省人員溝通時間。

而每週需固定向投資商回報的專案執行進度報表,也因為專案資料的系統資訊化,所有報表皆可透過報表工具自動產生,不再需要人工彙整,大幅縮短人員的相關作業時間,讓人員有更多時間可以處理其它工作,也間接的提升公司整體的工作效率。

在維運專案的部分,系統不僅能在特定時間發出提醒訊息通知相關的人員避免有工作遭遺漏,而所有維修相關的紀錄和文件都保存於系統內也讓同仁能共享這些資訊,不管是對於日後的查找或稽核都能幫助人員快速的找到對應資料。