黎京國際展覽設計

精確掌握人力與產能,有效管理資源,減少人力成本


案例公司是一家致力於全球展覽設計、製作和搭建的專業性展覽公司。在台灣的總部擁有一批高素質的專業團隊,並且擁有中國、美國、德國、南美洲等全球展覽搭建的資源,並與各地團隊建立了密切的合作夥伴關係,實現了全球一條龍專業服務。在全球擁有豐富的設計與搭建資源,搭建實績遍佈全球。

導入ezteamwork的原因


如同多數空間設計的公司,在客戶確認簽約前都須先投入人力做初步的設計規劃並跟客戶做提案的動作,而這些前期的設計規劃工作所投入的人力及工時都是公司要自行吸收的成本,因此,有效的人力分配便是控制成本高低的關鍵。但傳統的紙本作業無法即時性的知道各專案的進度,導致主管無法視情況調整各專案的人力分配,使得人員常須加班趕進度,進而造成公司人力成本的增加。

同時,也因為專案都用個人方式管理,專案資料也都儲存在個人電腦中,當專案量多的時候就容易發生專案後續追蹤或聯繫不確實,造成客戶跑單甚至是違約的狀況。

在與案例公司的討論中,可以了解到導致這些問題發生的原因除了無法即時性的同步專案資訊外,最主要的還是因為公司內部並沒有一套專案管理的標準制度,而ezteamwork本身就是一套以PMI PMBOK-專案管理知識體系為架構所設計的系統,所以藉著導入ezteamwork的同時也一併建立一套公司內部的標準專案管理制度。

制度的建立也代表著專案將會有統一的管理方式,業務人員在與客戶接洽過程中就將專案建立到系統上,並將專案作階段性的分類,以區別接洽中的專案與已簽訂合約的專案,專案成員則透過ezteamwork協同作業平台的特性即時同步各專案的執行進度讓管理者隨時掌握專案的執行進度,而公司所有同仁每天下班前會利用ezteamwork做工時回報,以此紀錄每個人參與的專案以及花費的時間。

導入效益


導入系統並非單純的將現行做法改到系統上來操作而已,在導入過程中,顧問也會協助案例公司改善既定作業流程並為案例公司量身訂做一套專屬的系統操作流程。

因資訊能同步更新,比起以往紙本作業、開週會時才能了解專案進度的工作型態,主管能更快速的掌握專案資訊以協助做出決策,同時,也能透過系統自動運算時程的功能預估未來可能的風險來做出預防動作或對策;系統的自動提醒機制也讓專案的負責PM能確實掌握各項重要工作截止時間點,藉此預防工作遭遺漏處理的情形發生。

人員產能分配的部分,則能透過公司同仁每天回報的工時,讓系統自動產生相關報表,藉由這些報表,主管更能精確的掌握所有人員當下有參與的專案量以及其產能狀況以利作專案的分配,此外,系統也可分別統計各專案投入工時,協助主管做分析並適時調整投入人力,藉由有效率的分配人力產能來提升專案執行績效,以達到人力分配的效益最大化。

導入產品



產業應用/解決方案



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