經濟部工業局

從科專 計畫管理 系統的成功導入,開啟 e 化政府的新里程碑


…科技計畫這麼複雜的預算分配、切割,孟華科技的導入顧問都能快速掌握問題關鍵,利用 ezteamwork™ 強大的系統彈性,一一實現,這點在國內的專案管理系統中是難能可貴的…


中華民國產業科技協進會

經濟部工業局科技專案的幕僚作業乃由工業局與中華民國產業科技發展協進會(簡稱「產科會」)共同組成計畫辦公室,協助工業局科技專案的規劃、執行與推動。

產科會於民國79年成立,主要承辦業務有經濟部技術處「推動產業科技研發及聯合表揚活動計畫」,經濟部工業局「促進業產業研究發展貨款技術審查計畫」、「科技專案計畫審議與管理計畫」、「主導性新產品開發計畫成效追蹤評估研究計畫」,中山科學研究院「國防科技研發成果推廣計畫」,經濟部中小企業處「協助專案採購作業計畫」等。

導入ezteamwork的原因


資訊來源多樣,團隊資訊不一

一年近 100個科技計畫的預算經費控管、簽約進度控管及當年度執行控管所需的資訊依賴不同單位的人員提供後,尚需耗費多人以人工方式整理,但當某部份資訊被更動後,卻沒有辦法對所有計畫辦公室相關人員同步更新,造成計畫團隊資訊不一致,管理複雜。

預算編列分配方法多樣,預算增減及分配趨勢掌握不易

科技計畫的預算從策略規劃開始、歷經資源分配、計畫初審、核定、通過到經費的切割與執行是一個複雜又歷時多年的一個過程。由人工計算整理已經是相當耗時的工作,更無法從宏觀角度精準掌握預算的增減及分配趨勢。

人工彙整報表耗時,報表需求變變變

因應各級主管不同的管理需求,每次耗費甚鉅時間彙整主管所需報表;然而,報表提供之後,不同主管往往又提出不同角度的管理報表需求,但由於是人工作業又要再花費數個工作天才能再度提供,相當缺乏效率。

人員精簡多工、知識傳承不易

科技計畫管理單位執行人力相當有限,卻要處理每年至少 100件科技計畫的預算、執行到績效的管控是極為繁重的工作,因此每個人都要熟悉所有的作業流程及運作方法才可勝任。然而,當有人員異動之後,新人的養成就要耗費半年~一年以上的時間重新培養,易產生知識斷層。

解決方案


在資訊科技時代,運用 e 化協助進行計畫管考等行政作業,已然成為趨勢潮流,工業局為提升科技計畫管理之效率及品質,透過「科技專案計畫審議與管理計畫」項下進行工業局科技計畫 e 化平台之評估規劃及後續開發建置作業

導入效益


執行與管考單位資訊流通即時化,資源運用效能提升二~三成
透過使用孟華 ezteamwork™ 計畫平台後,報表準備工作只要數秒鐘,各項科技計畫管考單位所需之管理報表,不用像過去要花費許多時間準備,現在只要一個 Click 即可產生最即時最正確的管理資訊,彈性的報表設定機制,讓使用者只要簡單勾選後,就可即時產生各種所需之管考報表,並減少以往以人工統計所費之人力及可能的失誤。新的管理平台作業機制,將有效地簡化整個工業局內各項科技計畫的管考流程,更使工業局的整體科技計畫資源配置與運用效能提升約 20~30%,達成總體規劃與彙整管理之綜效。

同步落實 PDCA* 管考流程與知識傳承,成為政府計畫執行管考之標竿
本計畫第一階段的執行重點在完成預算管理、採購與驗收管理作業流程與系統建置,目前已順利完成導入並成功上線,並持續進行計畫管理、經費管理、成效追蹤管理等系統之規劃與建置,以使計畫管考作業流程及平台機制更加完備,並期加速經濟部工業局計畫執行績效之達成,並落實政府推動知識管理之目標,成為公部門之計畫管理典範。

註:「PDCA(Plan-Do-Check-Action 的簡稱)循環」是品質管理循環,針對品質工作按規劃、執行、查核與行動來進行活動,以確保可靠度目標之達成,並進而促使品質持續改善