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案件管理 - 追蹤議題、處理案件、快速檢索查閱


案件管理

案例單位隸屬於經濟部中小企業處,主要任務是負責研究中小企業經營、營運等相關法規議題,該案例單位由於每個法規議題案件皆以專案的型態來執行,案件內容攸關企業經營上的法律規範,故每個階段的工作內容,務必經歷謹慎的作業程序,並完善保留過程中產出的案件文件、會議資料、議題案件報表等資訊,完成案件後須將案件資料進行蒐集、存放與分享,以作為後續相關案件執行的依據或參考文件。

該案例單位長年來累積相當多的案件資料,作業模式仍仰賴office檔案來維護與管理,且過去資料皆以紙本方式存取。尤以面對近年來政府積極推動提升中小企業營運的相關政策,過去作業模式無法負荷案量逐年遞增的需求,也無法滿足主管要求的交件期限,為了提升專案管理效率,首要解決現狀的管理挑戰,才能快速提升該案例單位的服務效率。

導入ezteamwork的原因


  • 搜尋案件文件過程耗時費力
  • 資料分散管理且內容不齊全
  • 案件會議的管理與資料鬆散
  • 仰賴人工統籌管控多項案件

解決方案


該案例單位主要協助政府主管機關審核中小企業營運相關的法規議題,近年發覺在查詢案件資料的過程,不僅要耗費龐大的時間來搜尋,而且資料零散各處。因此,希望能有一套系統整合歷年的專案資料,與協助後續專案的管理,ezteamwork™-eForm™表單管理系統,運用客戶管理案件的模式,建立案件的歷程脈絡,並將案件文件有系統地條列、搜尋、檢索,輕鬆做好資料的追蹤管理,導入過程無需額外客製,能夠立即滿足該案例單位提升案件管理的效能,並能精準管控每個議題案件的重要文件。

導入效益


建立法規議題案件資料庫,一秒完成資料搜尋:建立受委託執行計畫的知識管理架構,將立案過程的案件名稱與文件,內建指定欄位與分類檢索的功能,讓使用者快速搜尋,精確查閱所需的知識文件。

整合管理議題案件生命週期所有產出資訊:強化議題管理項目的整合,記錄執行過程所有產出文件的歷程、依據案件所需設定的管理欄位,進而有系統地分類案件屬性、文件及搜尋排序等,加值案件的資訊近用。

連結法規議題案件相關知識,涵蓋議題與會議管理:以結合案件內既有的工作為目標,提供案件的文件、議題、會議管理等協同運作的工作平台,全面串聯議題管理的所有資訊。

依據議題案件與議題的相依關係產出議題報表:議題報表可依據案件所需設定欄位,以勾稽管理議題進度與處理狀況,提供團隊快速查詢工作狀態、到期日等篩選條件,直接匯出議題報表。