三五橡膠

專案生產管理 - 改善內部、供應商與客戶溝通


專案生產

該公司成立超過六十年,主要製造各種傳送帶、輸送帶、強力橡膠齒型皮帶及工業用橡膠製品,並提供相關的工程服務,為目前台灣地區橡膠輸送帶最大的製造及工程服務厰商。該公司早期以OEM為主 ,以 低價為主要產品競爭力,但近年來面對大陸同業所具有的低廉人力成本,原有的價格競爭力逐漸喪失,連帶影響代工業績。產業競爭壓力迫使經營者思索轉變,希望能由原本OEM為主的業務轉變為發展ODM協同開發、進而發展自有品牌;此外也希望將原本以內銷為主的客戶結構改為往海外市場拓展。

導入ezteamwork的原因


1) 客戶要求
該橡膠厰與美國設備製造厰合作造行一個開發專案,客戶要求這個全新產品從規格確認到量產需在六涸月內完成,為了落實產品確認、人員準備丶設備準備、採購發包、產品量產等作業,該橡膠廠決定導入專案管理方法論與軟體工具,希望透過專案管理資訊系統的導入強化公司專案管理能力,並改善與客戶、供應商以及與內部聯繫溝通狀況。

2) 內部壓力
除了來自客戶端的要求外,對該橡膠廠本身來說,一個產品的研發或一個工程的執行,往往牽涉甚多人員、耗時甚久、花費甚鉅,執行時常面臨以下問題:

■ 溝通效率不佳
常發生由於跨區(國)專案溝通不便,造成資訊傳達錯誤導致重工,甚至造成成本浪費與時程延逞。

■ 沒有專案計畫概念
專案在執行初期缺少全盤計畫,往往只有簡單的工作項目查核表 (check list) , 整個專案執行期問全憑主事者號令行事,時程、範圍、成本等部分並未事先規劃, 經常發生專案執行到一半才驚覺時程不符預期、工作項目偏差、費用超支等狀況。

■ 缺乏一致的管理流程
各專案經理或專案負責人各有其慣用之管控方法,專案經理管理能力良莠不齊的結果導致專案執行品質不一。

■ 績效報表産出不易
執行期間往往為滿足主管和客戶的管理需求臨時製作報 表,缺乏即時性又耗費人力成本。

■ 經驗無法傳承
專案執行過程的經驗無法文件化、系統化地保存,使得新人加入時,需要花費許多時間進行摸索了解,此外專案執行經驗無法轉移複製到類似專案也增加許多學習時間。

■ 缺少參考依據
在專案經理或專案負責人評估專案所需時程與資源時, 多半只能依靠經驗與感覺,較難找到公司過往執行類似專案資料做為參考。

3) 專案管理能力應和國際大廠接軌
此外,該橡膠厰在與國際大型客戶接觸時發現,這些大型客戶內部都已擁有相當好的管理系統,如果公司內部沒有一定的管理能力、執行能力,將無法和這些大型客戶接軌、跟上他們的腳步,甚至無法獲得客戶青睞,成為長期合作夥伴

導入效益


本公司系統因具有跨平台、多語言、安全性、管理便利丶服務速度快、簡易產生績效報表、協助建立專案管理流程、建立共通專案文件管理平台等特色,受到該橡膠厰讚許,且充分符合該橡膠廠未來在全球化的發展目標,為其創造出一個良好的專案溝通與管控平台。

導入專案管理資訊系統後,為客戶帶來以下好處:

1) 建立有效溝通平台
在導入系統之前,專案的溝通與文件傳遞都透過電話或email進行,難免會產生信息不一致的狀況;但系統導入後,所有專案成員都在平台上進行資訊傳達,讓不同部門、不同地區甚至不同國家的專案成員同步了解專案執行過程,確保所使用專案文件版本, 有效減低專案溝通上的誤差;透過系統控管工作範圍、依照執行項目回報進度,也有效建立了進度控管機制。

2) 專案進度與資源配置一目了然
在導入本系統之後,專案經理利用平台進行專案排程與資源配置,所有派工狀況皆在平台上顯示,所有專案成員也透過平台回報進度,系統更會對進度落後的工作項目發出提醒。所有專案進度與資源運用狀況資訊在平台上一覽無遺, 不論是身處在台灣,或是國外的專案團隊成員都可隨時掌握狀況。

3) 文件保存井然有序,知識累積得以落實
如何使每個工作人員將其專案經驗系統化、文件化的保存一直是該橡膠廠的困擾,而在導入本系統之後,要求專案相關人員在平台上交付產出及記錄過程,並結合審核機制與流程,使團隊成員將工作執行的過程文件化,也因此將專案的知識點滴累積在系統中。而透過系統的文件管理機制可將專案相關文件統一保存、管理,將來可以做為其他類似專案在規劃或執行時的參考依據。

4) 國際水準的競爭力,提高國際買家下單的信心
橡膠廠期望能朝向國際化發展,將事業觸角延伸到世界各地;除了和美國客戶合作進行專案外,也在中國大陸、越南等地設厰;日後也希望能承攬世界各地的輸送帶安裝建置工程。而本系統只要有網路就可以使用,並具有多語言介面,使用者在世界各地都可以使用,完全符合對未來規劃的需求。導入專案管理資訊系統是未來公司朝向國際化、全球化及資訊化、提升公司戰鬥力的一個重要里程碑。

※本文轉載自專案經理雜誌