鼎台營造

專案管理資訊系統,讓營造公司與ISO 21500國際標準接軌


案例公司為一特甲級營造公司,亦為國內最早設立滑動模板專業技術之公司,同時具備統包能力之土木、建築專業營建廠商,其工程技術廣泛應用於興建特殊結構物。除參與承建國內之各大建設工程外,更積極拓展國外市場,為了提升本身的競爭力與管理能力,導入了孟華科技的ezteamwork專案管理資訊系統,同時建構一套符合ISO 21500與CNS 21500的解決方案與國際標準接軌。

導入ezteamwork的原因


現行許多機關挑選優良廠商逐漸改從早期最低標之方式,改採最有利標為導向,甚至要求各家廠商除需有整合設計、施工、機電設備管理等各項能力,也需要一套整合性的專案管理系統以帶動本身管理能力。因此,案例公司期望導入專案管理資訊系統,並作為未來和業主或專管單位的主要溝通橋樑,達成進度與文件資訊透明,不再依賴傳統的mail往來傳遞。

導入效益


專案管理資訊系統 的建立

為達這些目標,案例公司的策略首先著重在雲端化,因其員工是分散於各個現場工地,而透過ezteamwork的解決方案,即建構一套線上專案管理協同平台,可藉此將整體流程整合於系統中,也符合現場工地的作業模式,透過網際網路於線上即時作業,不受限時空影響。

由於承攬統包工程分工過細,尤其分包間的進度環環相扣,造成工程進度難以管理,甚至每個工程專案之進度都有不同的管理方式:大部分使用傳統的人工表單在做進度彙整,相關資料也散落在個人電腦中,資訊難以集中管理。建置後,專案經理可統一利用系統進行工程進度的自動化排程,規劃採購分包計畫,並於線上直接指派工項負責人,最重要的是由系統自動發出預警通知,降低工程進度延遲的風險,高階主管也可透過多專案監控,即時了解各工程案的重要里程碑。

另外,針對工程文件,原先的作法是建構File Server,並由專責人員統一上傳,但因工程歷程中,文件量相當龐大,加上資料存放於不同的地方,難以蒐集整理,更不用說統一歸檔。導入系統後,即統一於專案區建立一套包含權限控管的文件管理方式,不管是公司內部的成本、品質、期程及ISO管理文件,還是交付業主的契約文件圖說、施工計畫書與提報資料等,皆於執行過程中即時上傳,當然,這也便於後續專案團隊或業主的線上下載與查詢。

降低管理成本

除了做到進度與文件的資訊化控管外,主要是建構一套線上協同作業平台,藉由導入孟華科技的ezteamwork專案管理資訊系統,顧問亦輔導將專案運作流程轉變為線上協同作業模式,現場人員可即時做進度回報與文件上傳,高階主管亦可隨時隨地管控專案進度,大幅提升工程管理之效率,並能節省管理成本、釐清工程責任及保留施工經驗等,期使工程能如期如質地完成。

改善傳統溝通方式

積極推動線上平台的結果,也改善了傳統的文件溝通方式:首先,建立了統一的文件管理平台,專案團隊達到了即時溝通的效率;再者,與業主間的溝通有了共通的橋樑,不再依賴mail的打包發送,提高通透度與效率;另外,工作與文件間可以勾稽,除了監控工項任務的進度,同時也控管文件產出的時程,降低了人為追蹤疏漏的風險。

建立一套符合ISO 21500的專案管理制度

ezteamwork的設計理念主要是以ISO 21500專案管理國際標準為核心,對於案例公司而言,也是銜接國際的重要工具之一,不只讓原本沒有標準化的工程專案,依據五大流程十大知識領域的管理方式,同時也建立了一套符合國際標準的專案管理制度。