管控 專案文件 版次與存取權限


專案的執行過程有許多文件或表單,若這些文件沒有妥善整理保管,便可能會發生誤用圖資導致重工,或是表單紀錄遺失、甚至是機密文件外流造成危害公司的情形。透過系統協助管理文件可將文件履歷完整保留便於日後查詢,不管是更新歷程還是下載紀錄都能一目了然,更可透過系統進行嚴格的權限控管以確保公司重要知識資產不外流。

支援全文檢索,快速查詢目標文件

專案文件統一管理,方便使用者快速瀏覽所有專案文件,並可依照編號、日期或自訂之meta date進行篩選,亦可直接進行全文檢索。同時,文件也可與專案任務連結,讓成員依據任務立即搜尋對應之文件。

避免誤用圖檔或文件

系統性的管理文件,明顯區隔新舊版次,並完整記錄每次更新的相關資訊,讓人員不再誤用圖檔或文件,並有助了解新舊版次的更新歷程。

重要資訊不外流

系統提供多層式權限控管(專案-任務-文件),讓使用者可針對公司內部需求制定專屬的權限規則以確保重要文件不外流,讓企業在安全的環境下,達成有效溝通與資安防護之目標。

事先定義應交付文件

藉由系統事先定義各項任務應交付之文件,不僅可取代需要繁瑣人工追蹤的文件管制表,並可讓當事人於接收所交派任務時,即清楚所需交付之文件。未來交付時,也不致因文件上傳至不正確的資料夾而導致溝通困難的困擾,同時也便於管理者迅速掌控文件交付情形。

同步進行知識管理

一般知識管理依賴大量的事後檢討、總結、額外文件盤點與製作,而ezteamwork更強調在過程中就做好知識管理,要求各項紀錄要核實、文件管理要確實,而在建立資料或上傳文件的同時,可同時賦予知識分類並建立知識庫,便於日後與同仁分享經驗或應用於未來創新研發參考。