文件管理

Document and Drawing Management

文件管理

同時支援組織工作及專案管理


ezteamwork提供完善的文件管理機制,提供專案與非專案各類型文件 (如:工作產出文件、照片、圖檔、合約、部門文件、會議記錄、內控文件與各種表單等)的管理功能,包括:文件分類、快速檢索搜尋、版次管理、存取控制、審核流程、稽核報表、集中與多點存取等功能,同時也滿足企業建立文件管理中心(DCC)、知識管理、以及各類型ISO文件品質管制需求。
ezteamwork整合文件協作與管控需求

支援完整的文件生命週期管理需求


提供電子化文件從初稿、審核、修改、發佈、檢索、改版、廢止、歸檔,生命週期各階段的協同運作、審核流程、與權限控管機制

ezteamwork支援完整的文件生命週期管理需求

集中管理各類型文件與圖檔


企業組織日常營運和專案執行過程中,會產生各式各樣且大量的文件和圖檔。ezteamwork的文件管理提供快速檢索、及多檔拖拉上傳機制,同時滿足不同文件類型的管理需求和分享模式。

  • 文件中心 (Document Center):
  • 提供跨部門、跨專案的文件集中管理架構,建立各種ISO品管文件、部門文件、合約、照片、圖檔、會議記錄、工作產出文件、及其它內控文件與表單的集中管理與分享
  • 專案文件資料夾 (Project Document Folders):
  • 依個別專案需求建立多層次樹狀結構文件資料夾,來管理專案交付文件,並與專案任務相互連結。

ezteamwork集中管理各類型文件與圖檔

完善的進階文件管理功能


ezteamwork文件管理提供靈活便捷的協作機制,貼心的關聯文件與捷徑功能讓公司員工快速搜尋到相關的文件,不必穿梭文件堆內卻找不到想要的文件,提高協同工作的效率。

快速圖文檢索與分類


  • 文件圖檔可連結專案或任務做分類
  • 支援線上預覽照片縮圖、電子相簿功能
  • 文件資料夾樹狀結構 (Document Breakdown Structure; DBS)便於分類、搜尋、分享
  • 支援關鍵字查詢與全文檢索
  • 定義知識分類、建立知識庫
  • 內建搜尋引擎,依文件編號、分類、日期或自訂meta date進行篩選

多樣化的審核流程設計


ezteamwork內建彈性的流程管理機制,滿足您各項工作流程或文件簽核需求。可自訂多種企業標準工作/審核流程類型,或是依專案或特定需求做個別設定。系統提供完善的進度追蹤、貼心的提醒通知、及完整的流程執行記錄。

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便利且直覺的協作介面


便於團隊進行文件協作、審核、檢視、分類、搜尋、共享

嚴謹而彈性的權限控管

ezteamwork™提供多元文件資安控管與進階安全防護機制



  • 設定單一文件的權限
  • 繼承文件資料夾的權限
  • 依專案或子專案團隊組織架構
  • 依組織架構部門別 (OBS)


  • 文件機密等級設定
  • 檔案限閱保護功能
  • 文件進版、審核、存取歷程完整紀錄
  • 文件稽核與統計報表