孟華團隊與聯盟團隊合照

「文字探勘與數位轉型服務產學聯盟」參訪孟華科技，致力促進產學合作交流

5/12 國立中山大學「文字探勘與數位轉型服務產學聯盟」(TAR) 蒞臨孟華科技參訪，由陳威良總經理及各部門同仁向黃三益教授與團隊介紹孟華科技如何在過去二十年來積極開發及持續優化ezteamwork協作平台及專案管理、電子公文管理、文件管理、表單簽核等多項軟體工具，致力協助各產業客戶透過系統提升專案計畫管理、行政管理及團隊協作效率。

「文字探勘與數位轉型服務產學聯盟」計劃主持人中山大學黃三益教授與團隊蒞臨孟華科技參訪

專案管理系統於產學合作計畫的應用

無論是企業或政府法人單位，專案管理系統都能有效輔助專案經理提升規劃、掌握與追蹤效率，像是透過專案管理系統預先規劃及分配專案人力工時與預算、自動統計及匯出報表、利用會議管理系統中的生成式AI技術將會議記錄快速轉換成待辦事項等功能，都能減省重複作業，大幅提升專案執行成效。

很榮幸透過本次交流，讓孟華團隊更加了解學術界對於專案管理系統及整合生成式AI技術於企業產品應用發展的高度期待。

孟華團隊與聯盟團隊合照

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關於文字探勘與數位轉型服務產學聯盟 

由國科會補助成立，主持人為國立中山大學資訊管理學系黃三益教授。聯盟以結合文字分析技術為基礎，如智能客服機器人、商業分析儀表板等雲端服務，推動各領域產業進行數位轉型。並針對數位化、數位優化、商業模式轉型三個數位轉型的部分培育所需的資訊能力人才，推廣研發成果為企業帶來新的價值，進而提升產業國際競爭力。

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專案管理資訊系統 PMIS

專案管理系統：常見應用及導入重點

專案管理資訊系統 (Project Management Information System，簡稱PMIS)，提供管理者、執行者與外部成員於同一平台，共享即時資訊以落實高效溝通，並確保專案團隊分工協作，共同實現專案目標。

PMIS系統 常見的應用

營建工程專案：整合時程與現金流管理

在所有類型的專案中，工程專案可說是對專案管理應用最成熟的領域，但工程專案最普遍的管理工具仍是排程軟體加上試算表。相較於其他類型的專案，工程專案的工期較長，而所需要的資金也遠高於一般專案，因此現金流(Cash Flow)管理就很重要了。專案的現金收入(Cash-in)主要來自跟業主請款，而現金支出(Cash-out)則是為支付下包廠商的款項，以上二者都跟工程進度有密切的關係，但單純依賴排程軟體與試算表，並無法即時掌握進度，也需要大量的資料處理才能計算金流預測。對動輒數億預算的工程專案而言，一個百分點的落差，就可能影響數百萬元的財務規劃，而我們在導入PMIS時，著重在即時的進度管理，並整合估驗請款之規劃與執行，以提供管理者最即時之財務資訊。

工程專案的另一個特性，是圖文及品質紀錄(抽查驗、檢試驗等)的數量非常龐大。工程專案的圖文可能高達數千甚至上萬份，再考慮進版歷程，則檔案數量更為可觀，如果又分散於為辦公室與工地現場的儲存裝置，無論是在檔案管理、版本管理、資料檢索與搜尋，都是管理者的一大挑戰。

我們協助導入的個案包含預算數千萬到上百億的工程案，圖文數量也有數萬份，透過將專案管理ｅ化，已大幅提高管理品質與決策的效率。

了解更多>>工程管理解決方案：整合管理進度、品質、圖說、財務的工程管理系統

研發專案：考量資源規劃與資訊安全

研發專案的時程延誤，除了技術問題需要突破之外，往往問題的源頭是一開始的規劃就沒有考量資源的可用性，導致基準時程僅是理想狀況下的排程結果，而在執行時才發現人力無法到位、設備無法取得，在這樣左支右绌的情況下，時程自然是一延再延了。我們在協助客戶建立研發管理流程時，經常協助客戶建立資源規劃模式，雖然這常牽涉到經驗法則，但隨著資料的累積做持續的修正，可使資源需求的資訊越趨透明與正確，由於PMIS背後的資料庫會包含所有專案的資源規劃，所以排程時亦將資源的規劃與實際使用情形納入，使所排時程更為合理。

對於研發過程的產出管理，則攸關商業機密與企業競爭力，在追求達成專案目標的同時，萬一心血結晶外流，甚至面臨訴訟與求償，豈不白費工夫？孟華在整體的解決方案設計中，包含了多層次的權限管控，從組織、專案、工作、文件、甚至欄位，皆可層層把關，並可搭配資安政策，來做有效的安全管控。

了解更多>>產品研發管理：整合研發時程、文件管控及知識管理

軟體工程：運用敏捷管理、重視品質管理

軟體開發專案的不確定性非常高，所以敏捷(Agile)開發的精神與方法更為適用。通常從計畫的角度，未必能預先進行很詳盡的規劃，而在執行面，則需能夠快速彈性調整。雖然敏捷開發的概念，是根據產出物預計提供的價值，來決定下一迭代的工作優先次序，但目前多數業主尚無法完全接受這樣的作業方式，所以我們也推薦採取混合(Hybrid)的做法：在一開始規劃時，初步界定高階需求與範疇，並從時程管理的角度，定義對應的里程碑(Milestone)，例如本月份完成A模組、下月份完成B子系統、三個月後進行系統整合等等，而每個里程碑的細部工作項目則以敏捷方式推進；為了確保里程碑的達成，品質管理相當重要，我們結合了軟體測試的方法論，並透過PMIS把里程碑、時程、品質等進行整合管理。

通常一個軟體專案需要運用許多不同的工具，例如架構管理(Configuration Management)、軟體塑模(Modeling)、整合開發環境IDE、測試工具、工時管理等，但大部分軟體工程所使用的工具，是從軟體工程師的角度切入，而許多軟體專案的利害關係人，例如軟體使用者與高階管理者，則未必是軟體專業人士。我們在實際導入經驗中，會建議不同的使用者適當搭配不同的軟體開發工具與PMIS，並使PMIS成為所有利害關係人的共同管理工具。

了解更多>>ePM全方位專案管理工具

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ezteamwork團隊協作平台結合生成式AI，打造智能會議助理

生成式AI技術浪潮正迅速重塑各產業工作流程與市場需求，面對這場技術變革，各領域的企業積極開發新技術，競相提供客製化解決方案以滿足客戶期待。

孟華科技股份有限公司陳威良總經理暨首席顧問，榮獲文字探勘與數位轉型服務產學聯盟邀請擔任3/31「生成式AI的百工百業」論壇講者，分享「生成式AI在協作平台的應用」，與學界專家及業界先進們共同探討最新的生成式AI技術發展及商業應用的落實經驗。

陳威良總經理受邀分享「生成式AI在協作平台的應用」
演講照片、孟華科技股份有限公司總經理暨首席顧問 陳威良

>>想快速掌握演講內容？前往YouTube觀看演講精華

利用AI一鍵生成結構化待辦事項，交辦工作不再石沉大海

過往會議秘書需要從冗長的會議紀錄整理出各部門的待辦事項，不僅費時費力，也容易發生人為疏漏，導致交辦的工作不了了之，待發現時任務早已逾期，影響專案品質與進度。

為解決客戶的難題，陳總經理分享了孟華科技在自主研發的會議管理系統中導入生成式AI技術，為客戶提供零學習成本的解決方案：只需上傳會議記錄，系統就能自動生成待辦事項、負責人、完成期限等結構化資料，同時整合至內建的工作流程，像是指派至特定專案、啟動送審流程等，並自動提醒相關負責人，大幅提升了交辦工作與議題的追蹤效率，有效預防延誤風險。

陳總經理演示的創新應用方案展示了孟華科技如何利用生成式AI的輔助減少團隊成員的重複性作業，更有效率地追蹤專案與工作進度；不僅為企業提供了低門檻、高成效的實用工具，更讓每次會議都轉化為具體產出與價值。

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[10/16/2024] eWorksheet工作表單系統升級及應用 線上說明會

為擴大電子表單的應用範圍、提升管理效率及彈性、並滿足不同企業內外部作業需求，本次說明會為您深入說明eWorksheet升級重點及應用……

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陳總經理受邀至2024生成式AI的技術與應用論壇分享

孟華科技陳總經理受邀至2024生成式AI的技術與應用論壇分享

陳總經理受邀至2024生成式AI的技術與應用論壇分享
演講照片、孟華科技股份有限公司總經理暨首席顧問 陳威良

孟華科技股份有限公司 陳威良總經理暨首席顧問，榮獲文字探勘與數位轉型服務產學聯盟邀請，擔任8/9「生成式AI的技術與應用」論壇的講者分享「生成式AI在專案管理的應用」，與學界專家及業界先進們探討最新的生成式AI的技術發展和其商業應用的構想和經驗。

生成式AI技術的迅速崛起正逐步改變各領域的工作流程與生態系統。陳威良總經理於論壇上，探討了生成式AI在專案管理及會議管理上的價值。現在，已經有許多AI可以自動生成會議逐字稿或紀錄，陳總經理認為會議後的待辦事項追蹤，往往是會議管理三階段中最耗費人力與時間的部分。若善用AI將會議記錄中的待辦事項結構化，指派項目負責人、確定待辦日期且自動化追蹤，同時將待辦事項整合至專案中，能有效提升專案管理的效率。此外，AI還具備專案健康診斷的潛力，未來能為專案經理提供進度彙整報告，助力決策。透過陳總經理的分享，能讓與會者體會到生成式AI在專案管理中的重要性。

錯過了現場分享的朋友們，請到官網影音專區的「講座精華」(點擊前往)，觀看演講精彩回顧，了解孟華科技如何運用生成式AI大幅提升專案管理效率。

2024生成式AI的技術與應用論壇大合照

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由國科會補助成立，主持人為國立中山大學資訊管理學系 黃三益教授。聯盟以結合文字分析技術為基礎，如智能客服機器人、商業分析儀表板等雲端服務，推動各領域產業進行數位轉型。並針對數位化、數位優化、商業模式轉型三個數位轉型的部分培育所需的資訊能力人才，推廣研發成果為企業帶來新的價值，進而提升產業國際競爭力。

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運用AI提升會議管理效率：簡化工作流程、落實會議待辦

在企業運營中，會議是溝通協調、決策規劃的重要環節，會議管理包含會議前、中、後三個階段之管理：會議安排、會議進行、會議結論與追蹤，然而，會議中臨時發想的議題討論、精準的會議紀錄整理與後續待辦事項的追蹤，往往耗費大量人力與時間。而人工智慧（AI）技術的引入，為解決這些問題提供了新的途徑。

AI如何提升會議管理效率？

首先，AI可以自動化會議紀錄的生成過程。透過語音識別技術，AI能夠即時轉錄會議對話，並透過自然語言處理（NLP）技術，將會議內容轉為逐字稿，並進一步識別出會議中的關鍵決策點、待辦事項和負責人。這樣，會議結束後，會議紀錄要便已準備就緒，省去了人工記錄的時間和可能出現的錯誤。

其次，AI可以協助追蹤和管理會議產生的待辦工作，將會議紀錄拆解為可追蹤的待辦事項，AI能夠根據待辦的緊急程度、負責人及完成期限，自動提醒相關人員，確保每個待辦工作都能得到及時的關注和處理。此外，AI還能夠整合這些待辦到專案管理系統，鑑別出影響專案的相關待辦，並使團隊成員能夠在同一平台上查看和更新進度，以進一步進行整合管理、提高工作效率。

再者，AI可以透過分析會議紀錄和團隊成員的工作模式，提供改進會議效率的建議。例如，AI可以識別出哪些類型的會議產生了最多的待辦工作，或者哪些人、哪些待辦耗時最久，從而幫助企業優化會議管理流程，減少不必要的會議時間，讓團隊成員能夠將更多精力投入到實際工作中。

>>了解ezMeet AI會議管理系統如何幫助團隊提升工作效率

由AI輔助會議管理對企業有哪些好處？

與傳統的會議管理系統方式相比，採用AI技術能為企業會議管理大幅提升多方面的工作效率：

1. 省去手動紀錄

AI可以即時轉錄會議對話，省去了手動記錄的時間和精力，從而提高了記錄的效率。

    2. 自動生成

    AI能夠利用NLP技術識別會議中的關鍵資訊，快速生成會議摘要和待辦事項清單，加快了會議記錄的整理過程。

    3. 精準追蹤

    AI可以自動提醒負責人關於待辦事項的完成期限，確保工作得到及時處理，提高了跟催的效率。

    4. 集中管理

    AI將會議產生的待辦事項整合到會議管理系統中，方便團隊成員在同一平台上協作和更新進度，提高了工作管理的效率。

    5. 數據分析

    AI通過分析會議記錄和團隊成員的工作模式，提供改進建議，有助於企業優化會議流程，從而提高整體會議的效率。

    6. 減少錯誤

    AI的自動化處理減少了人工記錄和追蹤過程中可能出現的錯誤，提高了資訊準確性。

    運用孟華科技ezteamwork平台AI進行會議管理及待辦事項六大好處

    孟華科技 ezteamwork 新推出的新AI功能，即是為企業提供這樣一套全面的會議管理解決方案，協助企業在競爭中保持領先地位。

    總結來說，運用ezteamwork AI導向的會議管理功能，企業不僅能夠實現會議紀錄的自動化彙整，還能夠有效追蹤和管理會議產生的待辦工作，進而提升整體工作效率。

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