案例實績/政府計畫管理

中小企業服務中心

建立系統化的法規議題案件管理機制,有效提升案件管理效率

建置背景/挑戰

中小企業服務中心主要任務是負責研究中小企業經營、營運等相關法規議題,由於每個法規議題案件的內容相當繁複,作業程序也力求謹慎,需要完整保留過程中的所有資料文件,以做為後續專案執行的依據及參考。而該單位長年來累積相當多的案件資料,皆仰賴office Excel來進行作業管理,且文件資料皆以紙本方式存取。在面對近年來政府積極推動相關政策,案件量也隨之遽增,過去的作業模式也衍生出以下管理問題:

  • 搜尋案件紙本文件的過程耗時費力
  • 資料分散管理且內容不齊全
  • 案件會議的管理與資料鬆散
  • 仰賴人工統籌管控多項案件

解決方案

► 整合議題案件生命週期所有資訊

藉由ezteamwork™-eWorksheet 工作表管理系統,強化議題管理項目的整合,記錄執行過程所有產出文件的歷程、依據案件所需設定的管理欄位,進而有系統地分類案件屬性、文件及搜尋排序等,將案件資訊進行有效性彙整。

► 集中分類案件之產出文件

每個案件能關聯對應的文件資料夾進行管理,將案件文件有系統地條列、搜尋、檢索,輕鬆做好資料的追蹤管理,並能精準管控每個議題案件的重要文件。

► 依據自訂欄位,監控議題處理進度

系統可依據案件所需設定欄位,以勾稽管理議題進度與處理狀況,提供團隊快速查詢工作狀態、到期日等資訊,快速監控議題的進度狀況,並能直接匯出議題報表。

導入效益

  • 建立完善的案件資料庫,以利快速完成資料搜尋
  • 有效集中並串聯相關的案件、議題、文件及資訊
  • 藉由系統化管理,有效提升案件管理效率
  • 有效追蹤案件處理進度與情形

中小企業服務中心隸屬經濟部中小企業處,以協助中小企業創業及發展為願景,主要任務是負責研究中小企業經營、營運等相關法規議題,結合相關措施與內外部資源,營造優良的中小企業成長環境,以提升企業的競爭力。

產業類別

政府機關

解決方案

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