成功導入PMIS的重要關鍵

導入PMIS,代表著一場企業轉型之路變革即將展開開始,它不僅將改變許多作業習慣,更意味著流程與制度的調整,甚至將衝擊原有的企業文化。欲有效完成這場變革,並使之成為企業轉型成功的關鍵,有三種人扮演著極重要的角色,分別是:

  • 企業高階主管
  • 主要的系統使用者, 包括專案經理與專案成員
  • 協助導入之顧問

首先來看企業高階主管所扮演的角色,他通常是這個導入案的贊助者(sponsor),也是這場企業變革的推手。我們常說高階主管的支持很重要,但高階主管要如何來展現他的支持?第一,在導入開始的啟動(kick-off)會議,高階主管是否展示對這個導入專案的決心?是否明確宣示未來PMIS在企業營運的重要性?若高階主管未出席啟動會議,而交由評估單位或使用單位的主管來發言,甚至連單位主管都未現身,可以想見對參與導入的人員而言,這就只會是一項工作(assignment),而不是一項必達的使命(mission)了。第二,在導入過程,高階主管的參與極其重要,包含導入過程的掌握以及上線驗收的投入,我們通常會安排使用者在完成教育訓練的一段時間後,由他們直接對高階主管做成果展示,這時就是高階主管檢視初步成效的最好時機,也可讓使用者們,有在短時間學習、熟悉系統操作的動力。第三,系統上線後,高階主管本身的習慣也要改變,他不應該再沿用舊的管理思維與模式,還是依賴專案經理做出漂亮的專案報告,而是讓系統說話;這不代表從此專案經理不需做專案報告,或是誤以為PMIS是一個把專案報告自動化的工具,而是報告中的所有數據,都應以專案管理系統為本,專案經理應對各項數據提出詮釋與說明,而所有人自然漸漸會養成使用PMIS的習慣。

“高階主管本身的習慣也要改變,他不應該再沿用舊的管理思維與模式...而是讓系統說話”


建立專案人員對PMIS讓企業E化更簡單正確的認知

專案經理及專案成員將是系統的主要使用者,但在推動PMIS的過程中,卻發現往往也是阻力最大的一群,這通常是因為以下幾個不必要的擔心所造成的排斥:第一,擔心增加自己的工作負擔;第二,資訊一旦太過透明,擔心個人自由就降低;第三,一旦建立起e化的工作環境與資料庫,是否個人的經驗就得公開,而擔心自己在公司的重要性將漸漸失去?為什麼說這些是不必要的擔心呢?首先大家應認知到,PMIS只是工具,它的價值在於使用的人,而不是工具本身。工具取代不了人的智慧,卻能幫助提高效率,能善用工具的人,可以把時間花在更有價值的智慧型工作上,而不是在繁瑣的作業層次;尤其現在都是打團隊組織戰,透過即時透明的資訊分享,團隊協同的效率更佳,個人績效亦得以彰顯,否則若每次的專案會議都只是行禮如儀,甚至人人自我防禦,這都不是組織發展所樂見的,對個人成長也是一點幫助都沒有。所以建立對PMIS正確的認知,是導入案中非常重要的關鍵。

工具取代不了人的智慧,卻能幫助提高效率,能善用工具的人,可以把時間花在更有價值的智慧型工作上


顧問引導與推動

而顧問通常是一個導入案的靈魂人物,前述高階主管、專案經理、專案成員的思維轉變,也都依賴顧問的引導。專業的顧問是從外來者的角度,將其多年的輔導經驗 ,協助企業突破現有作法的盲點,因應產業轉變和企業發展目標,建立或調整相對應的制度與流程,並透過e化工具來加以落實。孟華的顧問訓練上,要求大家不僅是個好的傾聽者,更是好的建言者,我們的工作並不是幫客戶把office文書作業轉變為資料庫平台作業,而是協助客戶改變專案管理作法、以提升專案管理能力。

我們的工作是協助客戶改變專案管理作法、以提升專案管理能力


People, People, and People!

「人對了,事對成了」這句話經常反映在一個專案的執行上;而PMIS的導入專案,又何嘗不是如此? 要成功導入PMIS,只有一個關鍵,就是「人」:有了高階主管的支持、專案團隊的認同、再加上顧問的從旁協助,使PMIS成為工作環境的一部份,導入PMIS自然就成功了。