專案管理系統:常見應用及導入重點

專案管理資訊系統 PMIS

專案管理資訊系統 (Project Management Information System,簡稱PMIS),提供管理者、執行者與外部成員於同一平台,共享即時資訊以落實高效溝通,並確保專案團隊分工協作,共同實現專案目標。


PMIS系統 常見的應用

營建工程專案:整合時程與現金流管理

在所有類型的專案中,工程專案可說是對專案管理應用最成熟的領域,但工程專案最普遍的管理工具仍是排程軟體加上試算表。相較於其他類型的專案,工程專案的工期較長,而所需要的資金也遠高於一般專案,因此現金流(Cash Flow)管理就很重要了。專案的現金收入(Cash-in)主要來自跟業主請款,而現金支出(Cash-out)則是為支付下包廠商的款項,以上二者都跟工程進度有密切的關係,但單純依賴排程軟體與試算表,並無法即時掌握進度,也需要大量的資料處理才能計算金流預測。對動輒數億預算的工程專案而言,一個百分點的落差,就可能影響數百萬元的財務規劃,而我們在導入PMIS時,著重在即時的進度管理,並整合估驗請款之規劃與執行,以提供管理者最即時之財務資訊。

工程專案的另一個特性,是圖文及品質紀錄(抽查驗、檢試驗等)的數量非常龐大。工程專案的圖文可能高達數千甚至上萬份,再考慮進版歷程,則檔案數量更為可觀,如果又分散於為辦公室與工地現場的儲存裝置,無論是在檔案管理、版本管理、資料檢索與搜尋,都是管理者的一大挑戰。

我們協助導入的個案包含預算數千萬到上百億的工程案,圖文數量也有數萬份,透過將專案管理e化,已大幅提高管理品質與決策的效率。

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研發專案:考量資源規劃與資訊安全

研發專案的時程延誤,除了技術問題需要突破之外,往往問題的源頭是一開始的規劃就沒有考量資源的可用性,導致基準時程僅是理想狀況下的排程結果,而在執行時才發現人力無法到位、設備無法取得,在這樣左支右绌的情況下,時程自然是一延再延了。我們在協助客戶建立研發管理流程時,經常協助客戶建立資源規劃模式,雖然這常牽涉到經驗法則,但隨著資料的累積做持續的修正,可使資源需求的資訊越趨透明與正確,由於PMIS背後的資料庫會包含所有專案的資源規劃,所以排程時亦將資源的規劃與實際使用情形納入,使所排時程更為合理。

對於研發過程的產出管理,則攸關商業機密與企業競爭力,在追求達成專案目標的同時,萬一心血結晶外流,甚至面臨訴訟與求償,豈不白費工夫?孟華在整體的解決方案設計中,包含了多層次的權限管控,從組織、專案、工作、文件、甚至欄位,皆可層層把關,並可搭配資安政策,來做有效的安全管控。

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軟體工程:運用敏捷管理、重視品質管理

軟體開發專案的不確定性非常高,所以敏捷(Agile)開發的精神與方法更為適用。通常從計畫的角度,未必能預先進行很詳盡的規劃,而在執行面,則需能夠快速彈性調整。雖然敏捷開發的概念,是根據產出物預計提供的價值,來決定下一迭代的工作優先次序,但目前多數業主尚無法完全接受這樣的作業方式,所以我們也推薦採取混合(Hybrid)的做法:在一開始規劃時,初步界定高階需求與範疇,並從時程管理的角度,定義對應的里程碑(Milestone),例如本月份完成A模組、下月份完成B子系統、三個月後進行系統整合等等,而每個里程碑的細部工作項目則以敏捷方式推進;為了確保里程碑的達成,品質管理相當重要,我們結合了軟體測試的方法論,並透過PMIS把里程碑、時程、品質等進行整合管理。

通常一個軟體專案需要運用許多不同的工具,例如架構管理(Configuration Management)、軟體塑模(Modeling)、整合開發環境IDE、測試工具、工時管理等,但大部分軟體工程所使用的工具,是從軟體工程師的角度切入,而許多軟體專案的利害關係人,例如軟體使用者與高階管理者,則未必是軟體專業人士。我們在實際導入經驗中,會建議不同的使用者適當搭配不同的軟體開發工具與PMIS,並使PMIS成為所有利害關係人的共同管理工具。

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