專案太多? 流程太複雜?

政府單位在管控計畫時,面對瞬息萬變的利害關係人需求、迫在眉睫的專案進度、難以掌控的成本超支,這些壓力常常讓你感到喘不過氣?專案經理要能有效帶領團隊,不能只靠土法煉鋼與隱性知識傳遞,在資訊科技不斷推陳出新的今天,善用工具將能大大提升專案的透明度,並引領團隊以最小的力氣,達到最大的效益。同時在執行專案的過程中,自動收集並建立良好的組織知識庫,使企業不僅管好現在的專案,更提高未來專案的成功率。

孟華科技總經理陳威良,同時也是孟華的創辦人之一,他與幾位創業夥伴過去曾任職於美國的AT&T貝爾實驗室、IBM、以及華爾街的投資銀行,這群來自台灣的同好夥伴,觀察到台灣企業的工作流程與他們平日在美國習慣的工作方式有很大的差異,例如:在做大型系統開發專案時,美國企業會用嚴謹的開發流程執行工作,也因為國土幅員廣大,因此非常熟悉分散式異地辦公、跨地區工作的協作模式,同時運用各種資訊工具,讓團隊工作更有效率。反觀台灣,經常可見「一人專案」,從談需求、寫程式、測試、交付、教育訓練等都由同一人執行,即使有組建專案團隊,也常缺乏嚴謹的流程,而多由成員單打獨鬥。

由於計畫由單位內各承辦人員個別管理,在顧問訪談後,發現各承辦人員的管理風格、方式皆有些許不同,為降低計畫交接、傳承時的門他們也觀察到在溝通方面,台灣企業多依賴大量的Email往來,但受限於Email單向式的資訊傳遞,較難做到即時的資訊分享。發現流程面與溝通面這兩個主要落差,讓陳威良與夥伴產生創業想法,希望開發出一個能幫助企業提高團隊協同工作效率的工具,因此2002年他們共同創立孟華科技,推出第一代產品,而後持續不斷地改良,而發展出今天的ezteamwork協作平台,目標鎖定營運中需要專案活動的客戶,提供一個全生命週期的管理平台。

▲ ezteamwork專案管理及團隊協作平台,能滿足不同類型的管理需求


想在組織導入PMIS工具?先抓住團隊的心

但是,改變是最大的挑戰,無論再好用的團隊協同工具,都還是需要「人為」。組織對於導入專案管理資訊工具(PMIS)免不了有抗拒心理,面對這樣的導入障礙,孟華科技資深顧問龔竑漵建議,可以將組織內部區分成兩類對象來做導入前心態的調適與溝通,再執行三個階段性的系統導入作業:

第1類對象:組織高層

在完成流程重整後,第二階段係以搭配流程調整系統功能為目標,降低使用者學習門檻,並提升工作效率,配合流程說明與教學,系統在短時間內即迅速上線,並於上線後與使用者不斷互動,依據使用者需求進行系統調整,提升系統對於使用者的可用性與易用性。

第2類對象:專案團隊

導入專案管理系統後,因其具有跨平台、安全性、管理便利、可快速產生報表、協助規劃標準化計畫管理改變舊有思維,善用團隊協作平台提升工作的效益。例如:週報、月報等本來需透過Word、Power Point人工整理的資料,經由平日系統中的工作回報與專案資料保存,平台便能紀錄及自動彙整資訊,方便專案團隊成員管理及直接向上呈報,這些原本就在做的工作不僅不需要重工,平台又可以產出更多有益的資訊、提升整體工作效益,還可以將多出來的時間資源投入其他重要任務。

有企圖心導入專案管理系統的企業,專案管理本質都不錯,內部都有某種流程。」故只要調適好組織高層與專案團隊心態,接續在系統導入三階段就能加快步調,平均1~2個月便能幫助企業將專案管理流程強化跟優化。

— 陳威良總經理

ezteamwork系統導入階段


團隊協作平台對不同利害關係人的效益

專案團隊協作工具,到底可以如何幫助組織提升營運效益?龔竑漵分別就業主與協力廠商、個人與團隊、專案管理辦公室、決策主管四個層面,進一步說明團隊協作平台能為各階層帶來的優勢。

1.審業主與協力廠商

協力廠商透過平台分享與回報專案資訊,業主可掌握專案團隊的最新進度、了解整體專案狀況,而在請款時,也可縮短雙方所需的文件確認作業時間。

2.專案經理(個人)與專案團隊

透過平台系統提供的功能,進行各式各樣包含範疇、時間、成本的專案規劃,除此之外,還可由團隊進行進度回報、上傳交付成果以及執行過程中的專案文件,專案經理也可更專注於專案執行監控。

3.專案管理辦公室

與個人和團隊不同,專案辦公室是企業中高層級的專案管理組織(部門),可透過平台協助公司建置專案流程範本、標準作業流程(SOP)及組織專案管理流程制度,供未來專案開案時直接參考及運用,如此不僅能節省許多重新修改、調整、規劃的時間,並可確保不同專案執行可依循一致的流程並交付一致性的產出,以及保留完整的經驗法則、組織過程資產,另外也能透過平台彙整公司大大小小專案的績效,整合成為一個良好的知識管理平台。

4.各層級主管

功能部門主管可透過平台可妥善地進行人力資源管理規劃,不僅能一目瞭然資源分配狀況、更可進行資源撫平;企業的中高階主管則可透過系統呈現的專案績效資訊快速掌握全公司專案現況,以做為決策分析輔助。

透過系統平台的即時回報,資訊可以公開透明的展現在各個不同層面。不必靠人為打電話、發Email告知其他團隊成員,所有的專案資訊都可以即時存取。ezteamwork團隊協作平台提供明確的帳號概念,每個帳號可以存取的資訊有權限上區分,便可以做良好的分權管理。

— 龔竑漵資深顧問

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專案型態多變 工具要求大不同

近幾年專案開始有越來越多種不同的新型態,除 了台灣較常見的瀑布式之外,敏捷式近幾年也開 始被嘗試運用,而更多的是並融兩者優點的混合式,一個工具是否具備彈性、可適應不同的專案 型態需求更顯重要,孟華科技另一位資深顧問陳 美螢將三種手法對工具的需求分析歸納:

1.瀑布式

對工具的要求是一開始可以制定時程跟成本計畫,且易於追蹤實際執行狀況並確保可貼近計畫,常用的工具如:甘特圖,如果專案預期進度與實際進度有落差時,系統可以自動警示,如果相符則代表中間浪費的資源越少,且如期完成的機率也較高。

2.敏捷式

一般期待一個可快速調整工作的可視化的工具,例如:看板且包含To do、Doing、Test、Done等狀態,並可以支援多個迭代的運作,在每個迭代進行多個工作項目的平行開發時,透過可視化的看板工具,專案團隊成員可分享彼此的進度,並快速進行調整以擁抱變化。

3.混合式

目前各界尚無一個明確的混合式定義,在ezteamwork中,混合式專案是基於一個主時程框架(Master schedule),但每個大項任務可能不使用工作分解結構(WBS)來拆解,而是用敏捷式迭代的概念實做。一開始先依瀑布式的思維排定計畫,但僅須排至一定程度之大項即可(現實上可能也無足夠細節往下展開),此時可於甘特圖看到專案的主要時程發展,但在實際執行時則採用敏捷手法,針對每個大項任務動態地訂定所需執行的工作項目,並透過看板進行協同作業。

▲ ezteamwork提供可視化的敏捷看板

▲ ezteamwork提供甘特圖自動產出與動態排程機制


專案型態多變 工具要求大不同

專案管理工具眾多,也許有人會質疑網路上亦有不少免費工具,為什麼還使用商業授權的工具呢?其中一個原因是許多免費工具常需要由自己的資訊部門來運作,如果無法自行維護,當遇到需調整系統以發展自己的工作模式時,或是需要某些功能升級時,就有可能無法獲得及時的支援,但商業授權工具則有廠商在服務客戶需求、定期更新及提供支援。陳威良提醒:「無論免費或付費工具都不是萬能的,還是要搭配公司流程跟制度運作才可達到效果。」才能將工具用的好、專案管的好,帶領團隊輕鬆協作,提升組織整體效益。

▲ ezteamwork個人化首頁呈現專案總覽

原文出處《專案經理》雜誌