LINE是專案管理工具嗎?



  • 2021/03/09
  • 知識分享
  • 陳威良 William

筆者近幾年擔任國際專案管理學會台灣分會(PMITW)的專案管理大獎評審,觀察到幾個值得思考的現象,今天先來談談幾乎每個團隊都會強調的:「我們每個專案都會建一個LINE群組來管專案,可以把專案管得很好」。

談到「建LINE群組=用LINE管專案」,難道曾幾何時,LINE變成專案管理系統(PMIS) 了嗎? 不可諱言,良好的溝通是專案成功的一大關鍵,而LINE確實是個很方便的溝通工具,似乎只要建個群,把相關利害關係人邀進來,重要訊息都往群一發,就不用擔心遺漏誰,從此專案溝通順暢沒煩惱,但事實又是如何呢?

LINE的群發跟email的群發,其實是異曲同工:我們常常發一則訊息給很多人(因為怕某個「應該知道」的人沒收到),並期待某些人應該會回覆。差別在於,現代人手機不離手,所以發LINE比發email方便多了,但email裏一則一則分得很清楚,而LINE群組最後幾乎都變成訊息的大雜燴,相信很多人對漏訊或洗版,也都深感其累。

個人以為,LINE的價值之一是「方便」,但就像任何工具一樣,真正的關鍵仍是人,沒有盡責又頭腦清楚的專案經理及團隊,再方便的工具其幫助仍是有限,注意這邊的重點是「盡責」,至於「頭腦清楚」,或許還是可以依賴一套完整的專案管理系統 (PMIS)來輔助,畢竟再清楚的頭腦也有疲勞的時候,這時電腦的作用就可以體現了!

此外,無論用LINE或email,千萬別忽略了他們更大的價值其實是「組織流程資產」,很可惜卻幾乎沒人談怎麼發揮他們在這方面的價值,好像事過境遷便船過水無痕了。平常大家談專案管理時都高聲倡導專案經驗學習(Project Lessons Learned)的重要性,卻常常把結案報告當作專案經驗學習的代名詞,我們會再另外針對這個題目來探討一下。

結論:LINE當然可作為專案溝通的工具,但就如同使用電話或email等其他溝通工具,「人」才是專案溝通的靈魂之所在,再搭配專案管理系統(PMIS)的使用,才能使專案管理事半功倍。



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