運用混合式管理,讓瀑布式專案更敏捷



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  • 2021/03/30
  • 知識分享
  • 陳威良 William

最近專案管理領域最熱門的關鍵字應該就是「敏捷」了,當然這跟整個大環境的發展趨勢有關,無論是AI人工智慧、5G、IOT、雲端服務、雲端運算等,都是在高度變遷的環境下發展,因此以往軟體業所採用的敏捷開發方式,也被應用到許多新型態的專案中。

除了軟體開發或應用新技術的新型態專案,其他類型的專案又如何呢?讓我們來看一些例子:

營建業可說是目前應用專案管理最成熟的行業之一,由於營建工程在開工之後的重作成本非常地高,所以營建管理幾乎都是採用瀑布式(計畫式)的專案管理方式,也就是先進行周延的計畫,待計畫核定再向前推進。然而,EPC統包乃是目前工程發包的趨勢,其中設計階段不就是一個反覆修改的過程嗎?而施工後期的裝修工程,無論是風格、材質、甚至顏色,同樣的也可能歷經多次溝通討論,談到反覆修改或密集的溝通討論,這不正是敏捷的做法嗎?

再看看製造業,現今多數製造業都從OEM轉型為ODM(原廠委託設計),通常在一個ODM專案的前段會進行協同設計與開發,中後段則進行試做或小批量製造,等一切就緒後才進入量產前的準備。這類專案仍須對客戶承諾專案期程與目標,所以仍需排定計畫,但這樣的計畫往往無法涵蓋足夠的執行細節,例如:允許多少次設計修改、多少次打樣、多少試(實)驗等等,導致只能規劃粗略的計畫時程,試想當每個任務的時間都拉到一兩個月或更長時(想像甘特圖中每條長長的bar),這樣的計畫又應該怎麼管控呢?

最後回來看軟體業,多數軟體或系統整合服務廠商,仍以接受客戶委託之開發專案為主,所以不似開發自有產品可以有全然的自主性,並可採用高度敏捷的手法。由於每個受委託專案仍須滿足客戶的需求與範疇,也一定會有目標交期,所以最後又回到瀑布式的周期,但在執行瀑布式的各階段工作(例如:需求收集、系統分析與設計,甚至安排功能開發先後次序或準備測試計畫等),則仍以敏捷方式來進行較佳。

綜上可以看出,許多專案仍須以計畫為主軸(瀑布式),但專案過程的實施則可搭配敏捷手法,所以專案經理要能夠靈活地應用「混合式」的管理方式,才能滿足多變的專案需求。

瀑布式專案管理通常有嚴謹的流程,所以可搭配PMIS以將專案管理自動化;敏捷式專案管理則常使用數位看板將專案進度可視化以提高溝通效率;而混合式則兼具二者特性:主計畫的流程與管控要嚴謹、有異常時應預警並遵循變更流程,但細節的執行則要彈性快速,以在有限的時間內產出可接受的階段性成果,方可向下個階段前進,而欲取得混合式專案管理的靈活度,採用整合PMIS與看板功能的專案管理系統工具是重要關鍵。

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