運用專案管理系統
提高政府計畫執行效率



  • 2021/05/05
  • 知識分享
  • 陳威良 William

緣起


政府單位在管控計畫時,須符合政府法規並同時考量完善的授權機制確保資料安全,計畫從起始階段開始,在資源分配、計畫初審、核定、通過到經費的切割與執行等各階段皆需妥善規劃,並透過層層把關來確保計畫執行品質,在此前提下,整個計畫管理是一個複雜又歷時久遠的一個過程。除考量執行完善性外,每年皆有大量計畫需進行管控,如何在人力有限的情況下,將過往計畫執行歷程與紀錄做為未來計畫管控的參考依據,有效透過系統進行系統化計畫管理,提升計畫管控效率提升,此為計畫執行的重點。

政府計畫管理案例


1.案例背景

以筆者所輔導一政府單位為例,單位內每個承辦同時負責多個計畫,多數計畫為各年度需定期執行之延續性計畫,且定期會有人員異動,經常有計畫交接與延續性規劃的需求。但因無共同系統管理,各計畫只能透過個別的資料儲存媒介;如各期報告光碟等進行資料儲存,希望能透過系統功能降低計畫交接時可能產生的人工作業困擾,並提升承辦人員日常作業效率。
同時,由於計畫執行單位來自各界,此系統需具備雲端服務特性,使用者只要透過瀏覽器上網連線至系統即可,單位內承辦人員可透過網路連線至系統管理計畫資料,相關廠商也可連線至系統回報工作進度與執行結果。

2.動機

為了有效管理計畫,客戶希望導入專案管理系統,達到承辦人員與各計畫委辦廠商計畫進度資訊同步的目標,並可依據各計畫之各類事務提供事件自動跟催、計畫進度數量回報與跨計畫資訊報表自動彙整功能、計畫罰則與交辦等資訊整合。

同時系統需提供集中存放計畫資訊,如:進度文件、結案報告、報告圖檔等,透過各計畫資訊的累積,紀錄計畫執行紀錄與經驗,達成計畫知識管理之目標,並期望能提高執行效率與績效。並經由系統平台資訊的統整紀錄,避免因各年度計畫人員、廠商的不同,所造成的經驗傳承困難、或不必要的執行缺失。

3.執行方式

由於計畫由單位內各承辦人員個別管理,在顧問訪談後,發現各承辦人員的管理風格、方式皆有些許不同,為降低計畫交接、傳承時的門檻,孟華在導入專案管理系統進行計畫管理時,分為流程重整與系統導入兩階段。
第一階段目標為依據單位內的計畫目標與現行作業方式來制定一套標準流程,且流程須以提高計畫管理效率與減低單位人員負擔為前提。透過不斷單位內承辦人員以及委辦廠商的訪談與協調過程,逐步調整流程內容以符合雙方需求,最後在雙方認可後定出標準流程。

在標準流程中,計畫分為三階段:建立、執行與結案。在建立階段的部分,計畫執行單位須將合約中規定之工作項目與請款標準等基本資料建置於系統中,並將建置完成的資料提交給承辦人員確認,承辦人員確認後,計畫便進入執行階段。計畫執行期間,執行單位須定期提交回報進度與文件供承辦人員審核,透過系統化的管理方式,確保資料的一致性與審核的公正性。計畫執行完成後,執行單位須於系統上繳交結案報告,並向承辦人員申請結案,完成計畫結案。

在完成流程重整後,第二階段係以搭配流程調整系統功能為目標,降低使用者學習門檻,並提升工作效率,配合流程說明與教學,系統在短時間內即迅速上線,並於上線後與使用者不斷互動,依據使用者需求進行系統調整,提升系統對於使用者的可用性與易用性。


4.效益

導入專案管理系統後,因其具有跨平台、安全性、管理便利、可快速產生報表、協助規劃標準化計畫管理流程、提供共用計畫管理平台等特色,為客戶帶來以下好處:

電子化管理

  • 工作執行證明相關文件,集中上載於平台、並關連相關工作項目,便利承辦人工作查核、資料保存、及資料搜尋。
  • 透過系統管理變更、紀錄、審核及稽催之功能,使承辦人及委辦廠商有共同行為依據。
  • 承辦人/委辦廠商所有的動作,均在系統上留下紀錄,從根本避免循私的可能。
  • 減少紙本文件,達到節能減碳效益。

文件管理

  • 計畫成員可將期中期末報告書、季報月報等各式報告之參考或產出文件上傳至平台,其他計畫成員可即時取得最新參考資料
  • 系統所納管文件可以進行審核,在審核通過後才正式發布。

審核流程

  • 提供產出文件、工作項目、時程變更、期中/期末報告等項目審核核流程功能,依事先定義好之流程規則,由權責者進行審核。
  • 可設定各關卡審核期限,到期前後若未進行審核,皆發送出email通知。
  • 審核關卡變換時即時發送審核email通知,通知相關人員審核進度。
  • 可設定流程email通知規則,在特定流程動作發生時,通知特定人員。

時間管理

  • 承辦人員可以透過排程排定工作時程:設定各工作項目的預定開始與預定完成時間,與工作項目間的相依關係。
  • 計畫相關人員可以透過甘特圖檢視工作時程,及預定的工作進度與實際工作進度狀態。
  • 承辦人員可設定工作到期通知,系統自動發送工作到期或逾期通知email以提醒相關人員。

問題管理

  • 提供計畫執行時的問題之記錄與追蹤,由使用者記錄問題並設定完成期限,並產生問題彙整報表,以追蹤未完成之問題。

個人化之專案進度檢視、工作回報及指派

  • 使用者依其授權,檢視相關之專案進度資訊,其內容包含專案名稱、專案預定開始與完成日、專案預定及實際進度等。
  • 執行單位可依其被指派之任務,進行進度回報,所回報之進度將由系統彙整至專案整體進度。

快速檢索

  • 透過搜尋引擎功能,以查詢資料庫及文件資料,並可設定搜尋範圍、資料建立日期、更改日期等,來縮小查詢結果。

統計報表

  • 為了使承辦人員能夠立即且快速的掌握每一專案的工作進度,可藉由建立計畫的工作項目及罰則、問題與交辦、請付款管理等報表來明確的顯示計畫的詳細資訊。
  • 在專案進度方面,提供量身打造之計畫進度與符合率報表,透過系統的運算明確的顯示計畫目前進行的狀態。
  • 針對文件控管提供文件準點統計報表,自動計算期間內文件繳交情形。

結論

在民眾期望增加與政策訴求持續改善的環境中,政府部門如何在有限的人力中,以最低成本考量、最快回應速度、有效達成計畫執行率並回應民眾需求,都是單位在運作時的主要目標。為有效達成此目標需要有執行力的流程規劃,以本案例來說,即是透過專案管理制度的建立以協助政府單位有效管理計畫。

結合制度的建立與系統化資訊管理,各單位在管理計畫時可具備揭示即時之資訊、提供全方位之管理架構、強化承辦人員與委辦廠商協同作業方式,提高整體計畫執行效率、有助於落實作業流程、提升資訊再利用效率、與保留計畫執行經驗等特色。

原文刊載於《專案經理》雜誌