系統工具只是輔助,真正的關鍵是你



  • 2021/03/02
  • 知識分享
  • 陳威良 William

常有人在問有沒有哪套「比較好」的專案管理系統? 或是哪套專案管理系統比較多人用? 這讓我不禁想到小時候跟老爸打乒乓球,我每次擊球出界時總是「牽拖」球拍不好,而老爸卻總是傷口撒鹽地說會打的拿木屐也能打。這個故事告訴我們,基本功很重要,否則工具再好也沒用,但話說回來,當雙方功力相當時,工具就有可能是致勝差異之所在了。

專案管理的基本功有哪些呢?從標準方法(例如PMI的專案管理知識體系指南PMBOK ®Guide)的理解到各種最佳實務(Best Practices)的運用,還有各種軟技能(soft skills)與硬功夫(hard skills),相信大家對這些並不陌生,在此就不贅述。

而專案管理的工具當然就是專案管理資訊系統(PMIS)了,在我擔任各類型企業輔導顧問近20年來,看過各式各樣的專案管理工具,從各種免費軟體、到最普及的Excel (是的,非常非常非常多人用Excel在管專案!)、到價格高昂的商業軟體,到底哪套專案管理系統或工具最適合我呢?

暫時撇開功能層面(別忘了有本事的人拿木屐也可以打桌球、打球棒也可以打高爾夫球),我們先來思考一下架構面。相信大家認同專案的成功有賴於良好的團隊協同運作,而您的專案團隊是定點(co-location)為主還是遠距分散呢?專案人員會需要經常移動嗎?專案形成是源自委託與契約(甲方-乙方)或是內部專案(發起人提案、長官指示等)呢?專案管理方式是瀑布(Waterfall)、敏捷(Agile)或混合(Hybrid)呢?專案利害關係人之間又是如何進行資訊傳遞(階層式、點對點、集中、分散、混亂)呢?

定點的團隊在內網(Intranet)協作可能方便些,但對外網路頻寬足夠時,直接上Internet協作也無不可;至於遠距分散或移動性高的團隊,當然Internet會是理想的選擇。瀑布式的專案環境通常其分工及階層較明確,而敏捷式的專案組織則相對較為扁平,再考量是否牽涉外部人員(無論是甲乙方),因此不同的運作方式下,所需達到的權限管控程度也不一樣,這時可能商業軟體的支援就較完整。

功能方面,與其問系統有什麼,還不如思考自己需要什麼?但偏偏這是一個普遍的盲點,大家似乎在評估的時候都希望系統可以無所不能,但真正在用的時候卻又只想用最簡單的部分。想想大家所熟悉的文書處理軟體,我們到底用了幾成的功能呢?所以除了基本功能外,系統可提供多大的彈性與擴充性,在我們需要某些進階功能時,系統是否可以快速調整來滿足需求,這才是重點。

把上面這些問題想清楚,再看看哪套系統的架構最適合自己的專案環境來運作,這樣應該就不難找到適合的專案管理系統了。但還是要提醒,系統只是輔助工具,真正的關鍵還是人。馬雲說過:「複雜的事情簡單做,你就是專家;簡單的事情重複做,你就是行家;重複的事情用心做,你就是贏家。」,在此重新詮釋這三句話:

  • 複雜的事情簡單做:找系統幫你;
  • 簡單的事情重複做:用系統助你;
  • 重複的事情用心做:一切都靠你!



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