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最佳人力配置,最大效益發揮


案例公司是一間資訊系統整合公司,創立於1997年,主要的營業項目是提供系統整合和軟體應用服務,擁有眾多取得專業認證的IT專業技術人才,該公司本身代理許多國際知名品牌大廠(如IBM、infor、Double-Take等)的系列產品,提供IT基礎設施、產業應用系統整合、虛擬化與雲端、整合性倉儲與商業分析等全方位IT解決方案的專業服務,主要服務對象範圍涵蓋傳統產業、零售製造、配銷產業、以及金融產業,因為該公司是以提供滿足個別客戶需求的服務為導向,每個客戶的需求均不同並且具有必須在特定時間完成的特性,因此,該公司的營業活動為高度專案導向。

該公司為因應專案型導向的營運活動,故採用矩陣型的組織架構,依組織主要功能設置有業務行銷、資訊科技服務、軟體服務三個事業單位,以及業務支援的行政單位,當業務和客戶簽約完成正式成案後,便會召開啟動會議(Kick-off),並且指派專案負責人(PM),再由PM協調各功能單位主管所屬的人力組織專案團隊。

導入ezteamwork的原因


該公司主要分為兩個事業單位,其中一個單位負責提供硬體、網路、資料庫等基礎設施的建置與維護,另一個單位負責提供客製需求的軟體開發。在該公司日益成長擴大之後,管理高層開始發覺組織存在一些問題。

首先,原始專案人力的工時記錄方式是透過表單填寫的方式,然而各個專案團隊的紀錄方式粗細不一,格式並未統一,以致於部門主管不易了解部門成員投入專案的實際情況,管理高層也不易正確掌握不同專案所投入的人力狀況,更遑論隨時調整人力運用;再者,該公司因為目前並未制定統一的專案範本和交付產出文件的格式,以致各專案運作皆依其專案經理慣用的方式而異,當要提供文件或報表給管理高層進行分析和決策時,經常需要花費大量的時間進行資料的整理和整合;此外,該公司之專案資料主要以檔案形式記錄,目前散落在各專案團隊成員手上,由於公司並未建立統一歸檔機制,故不易檢核哪些文件應保存卻未保存,不利於公司蒐集保存和累積知識資產,以及提供知識資產給其他組織成員瀏覽參考。

因此,該公司希望可以透過導入一個專案管理的制度和系統,來協助公司解決以上的問題,並選擇了孟華科技之ezteamwork專案管理解決方案。

解決方案


主要導入範疇為提供客戶服務的兩個事業單位,在實施導入孟華科技的專案管理解決方案之後,專案團隊成員統一透過專案管理協作平台回報實際工時,而部門主管可以透過平台上的人力別投入統計報表,掌握該部門成員實際投入專案人力的情況,可以即時了解成員工作量是否有過高或是過低等分配不均的問題,以便在專案經理提出人力需求時提供適合的人力,使組織人力達成最佳化的運用;而管理高層亦可以透過專案別人力投入統計報表了解各專案人力投入的實際情況,以作為評估新專案所需人力的最佳參考。

為了將公司的專案架構和交付產出標準化,在輔導階段,由孟華的顧問協助公司共同討論並提出適用公司的統一專案架構範本和制訂標準化的產出文件,讓該公司可以透過平台預先建立專案範本,讓該公司所有的專案均透過標準化的範本建立專案,以及定義標準化的交付產出,有助於該公司系統化及結構化蒐集和保存專案資料與文件,以便後續的營運分析與制定決策參考。

專案資料和文件在透過平台紀錄與保存之後,已經結束的專案也完整的保留下來,組織成員透過全文檢索可快速找到所需要參考的專案資料和文件,對案例公司在組織知識資產的保留和分享提供一個管理和應用的平台。 該公司初期先針對目前已經在進行中的專案作為導入的標的,後續亦將已結案的專案納入知識管理的範疇,逐步蒐集公司的歷史專案資料,以建立公司完整的專案知識資產。

導入效益


案例公司在導入孟華科技的專案管理協作平台之後,協助解決原本無法即時掌握組織人力資源的問題,讓公司可以即時了解每位人員實際投入工作的情況和工作量,以便調適人力資源讓人力資源運用最佳化;利用標準化的專案範本,解決各專案團隊的專案資料架構及文件格式不一致的問題;專案資料和文件皆可集中在系統中管理,各專案歷史資料可以有效保存與分享。有效達成組織人力運用最佳化、專案管理架構標準化、以及保存和累積組織知識資產等目標,對案例公司持續強化專案管理以及提升專案品質和績效奠定下良好的基礎。