台灣大哥大

工作進度一目了然,不再耗時追蹤


ezteamwork™ 的專案管理機制以工作流程為導向,提供專案 stakeholders(利害關係人)進行協同規劃、執行、溝通、與管控。結合知識管理的機制,將專案在規劃與執行過程中的工作歷程、Issues(議題)討論、及文件等專案知識,做有效的累積、運用、與管理,提供 whole project view(整體專案觀點)的知識,可大幅提升研發速度、縮短產品開發時程。

導入ezteamwork的原因


台灣大哥大的技術暨用戶管理處,負責 IT 部門的 software architecture(軟體架構)與相關 process(歷程)的制定等工作,同時必須支援公司其他部門之 e 化需求,因此同時間執行之專案數目相當多,需追蹤之 task(任務)及 issue 也相當繁瑣;而在專案執行過程中,當需要查閱過去執行過之相關紀錄資訊時,在沒有一個好的系統機制支援下,相當費時費力。在經過數個月的評估與試 run(運行)後,決定引進 ezteamwork™ 協同專案管理平台,使工作團隊間溝通更容易並提高工作效率。

解決方案


改變作業習慣與工作流程,透過協同作業模式分享資訊

剛導入時推行了一段時間,並不容易。對團隊成員來說,大多習慣以 spreadsheet(試算表)做各種專案追蹤事項之輔助工具,至於工作紀錄及文件檔案,多數人則依賴共用磁碟空間來做管理。但從管理層面來看,要保持 spreadsheet 的更新需要高度人工作業配合,因此要獲得最新即時資訊並不容易,而文件檔案又無法與相關工作流程有明確之連結,所以歷史資訊往往就塵封於檔案總管中,再利用率並不高。

為了提升部門之作業方式,我們從改變使用軟體的習慣開始:當需要使用 spreadsheet 彙整資訊的時候,即把此行為模式改成運用 ezteamwork™ 來組織資訊的架構。首先在 ezteamwork™ 建立專案,定義 WBS 工作架構及相關之規劃,再透過協同作業模式,由團隊成員使用 ezteamwork™ 來回報資訊,同時也可以分享文件檔案。不僅於此,當資訊是來自於各種不同的來源時,使用 ezteamwork™ 可非常彈性地依需求定義不同的資料欄位格式,並能依據資料彼此之間的關聯,制定工作流程。

善用 ezteamwork™ ,自訂各種管理架構範本

藉由以上所描述的方式,做出各種管理架構範本,再去與團隊成員溝通這樣的理念與想法,依照如此的導入過程,讓使用者實際體會系統所帶來的方便性。再者,因 ezteamwork™ 是一個非常 flexible(彈性化)的工具,所以在導入的過程中,建議至少訓練一位使用此工具的專家,或是套用適當的 template(範本)來幫助上手,並克服團隊成員的抗拒心理。但整體而言, ezteamwork™ 的入門難度並非很高,是有其價值所在。

工作中自然而然留存完整關聯架構

我所參與的專案有相當多的 IT 專案,而軟體系統開發專案的品管就需依賴好的 test case(測試案例)管理。昔日之作法為管理者先提供團隊成員一個 template,負責之團隊成員就將 test case 寫成文字檔,而每個 test case 的執行紀錄與結果,又是在另一個(或多個)檔案中,在專案執行過程與完成之後,經常無法掌握檔案去向。於是我希望能有一個管理工具,將所有的 test case 之資訊做有效的管理與存放,而執行的成果也能完整的被記錄下來。 ezteamwork™ 在這一方面提供相當好的支援,一開始先依照系統規格之功能(feature)、模組(module)或子系統(sub-system)建立工作分解架構(WBS),將 test case 與相關子系統直接連結,在執行時之測試進度或所遭遇的問題又可與 test case 連結,從 feature → test case → execution(執行)形成完整關聯架構。完成後,還可儲存為測試專案範本(template)作為下次快速建立相關專案工作架構使用。

處理客戶需求過程即時透明,提高客戶滿意度

我們也利用 ezteamwork™ 進行客戶需求管理。舉例來說,在會議中,主管提出客戶訪視計畫,並指派訪視客戶之人員。會議結束之後,若下屬無主動回報進度,且管理者也未加以詢問進度,則此計劃之執行與否,無人知曉,也可能就此漸被淡忘。但當我們將客戶訪視計畫放至 ezteamwork™ 協同專案管控平台上,從一開始的規劃、工作指派、到是否確實執行都能有所依循。若團隊成員確實執行了工作、並利用 ezteamwork™ 平台回報進度,同時配合平台上即時 e-mail 的發送,則管理者就可以得知此項工作之執行狀態。對於客戶所提出之需求與建議,我們也可以有一個清楚的輪廓與脈絡,並很容易針對客戶所提出之需求做各項統計,也可掌握各項需求之實際執行情形。由於資訊透明度與即時性的改善,無形中,也提高了客戶的滿意度。

高階管理者可隨時監控進度

高階管理者也可藉由 ezteamwork™ 產生報表,隨時 monitor(監控)所有專案計畫執行進度。因為 ezteamwork™ 的報表檢視模式是動態的,只要工作狀態更新,報表也會隨之更新。故會議上安排好之計畫不再乏人聞問,有了有效工具輔助,效率立見。

導入效益


若欲評估 ezteamwork™ 之價值,首先必須要提及的,是沒有一個工具是十全十美、無可挑剔的。但它最令人滿意之處是,當我有 e 化管理使用上之需求,雖可請 IT 部門設計所需之工具,或是額外購買商業軟體來使用,但藉由 ezteamwork™ 的彈性架構,在很短的時間內,無須外求,即可利用現成之平台,很快 customize(客製化)出所需之管理工具,並立即提供給我的團隊成員使用,這是我覺得 ezteamwork™ 最好的地方。

導入 ezteamwork™ 之成效,並不易使用量化方式呈現,但有一顯著之改變是,以往管理者在確認工作進度時,需逐一個別的收集資訊,其 performance(效率)與正確性並不彰;而使用 ezteamwork™ 之後,工作進度與相關資訊皆由團隊成員主動上傳更新的,而非被動的由管理者來追蹤管控,其差異相當明顯,且資訊之正確率亦大幅提高。

傳統的專案管理方式中,專案經理會耗費大量之時間與心力,於掌控專案團隊成員之工作進度與議題追蹤方面。但現在運用協同作業專案管理平台之後,專案經理之工作模式,隨之有了大幅改變,無須再追著每個團隊成員,便可即時掌控所有專案以及專案中的每個工作狀態,大幅提高專案之績效,並可將時間心力用於溝通協調與重要決策上。

導入產品



產業應用/解決方案



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